Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės

Šaltinis: Lietuvos Archyvų Departamento Svetainė

 

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau vadinama − taisyklės) nustato nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau vadinama – organizacijos ir įmonės) veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai (toliau vadinama − dokumentai), rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.

2. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos vartojamos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982, toliau vadinama − Dokumentų ir archyvų įstatymas), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169, toliau vadinama − Dokumentų rengimo taisyklės), ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773, toliau vadinama − Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).

3. Šių taisyklių reikalavimai organizacijų ir įmonių veiklos dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos nereglamentuoja kiti teisės norminiai aktai.

4. Elektroniniai dokumentai tvarkomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268), nustatytus reikalavimus.

 

II. DOKUMENTŲ RENGIMAS IR REGISTRAVIMAS

 

5. Organizacijų ir įmonių dokumentai turi būti rengiami taip, kad atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus bei kituose teisės aktuose nustatytus konkrečių dokumentų reikalavimus.

6. Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.

Registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai.

 

III. DOKUMENTŲ TVARKYMAS

Bylų sudarymas ir tvarkymas

7. Dokumentų tvarkymui užtikrinti organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu gali būti rengiamas dokumentacijos planas (1 priedas).

Dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais; į jį įrašomos bylos, kurias numatoma sudaryti ar tęsti kitais metais.

8. Dokumentacijos plane bylos sisteminamos pagal organizacijos ar įmonės veiklos sritis pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – kaip punktų papunkčiai.

9. Dokumentacijos plano papunkčio numeris yra į dokumentacijos planą įrašytos bylos indeksas. Šalia indekso gali būti nurodyti bylos paieškos duomenys (pvz., 1.5-03, čia 1.5 – indeksas, 03 – bylą sudarantis struktūrinis padalinys).

Į dokumentacijos planą įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas nekeičiamas. Jei kitais metais tokia byla nebus sudaroma ar tęsiama, jos indeksas kitai bylai nesuteikiamas.

10. Dokumentacijos plane bylų saugojimo terminai numatomi vadovaujantis teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Bylų, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas teisės norminiuose aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus.

11. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar asmenys.

12. Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

12.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų.

12.2. Dokumentai į atskiras bylas dedami pagal jų saugojimo terminus.

12.3. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšį, temą, dokumentų sudarytoją, pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį.

13. Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas paprastai dedami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei nėra pasirinkta kita dokumentų sisteminimo tvarka.

14. Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas.

15. Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:

15.1. dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka: byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas;

15.2. byloje neturi likti juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų;

15.3. bylos lapai sunumeruojami, nustatomos bylos chronologinės ribos ar data;

15.4. įforminamas bylos antraštinis lapas, nurodant bylą sudariusios organizacijos ar įmonės pavadinimą, bylos antraštę, chronologines ribas ar datą, bylos saugojimo terminą; arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko;

15.5. įforminamas bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma bylos apimtis (lapais).

15.6. bylos dokumentai laikomi segtuvuose, kuriuose nėra metalinių laikiklių, ar aplankuose.

16. Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:

16.1. dokumentų sisteminimas byloje nekeičiamas;

16.2. byloje neturi likti žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų;

16.3. bylos lapai nenumeruojami. Jei bylos lapų privalomą numeravimą nustato atitinkamą veiklos sritį reglamentuojantys teisės norminiai aktai, bylos (pvz., buhalterinės apskaitos registrų) lapai sunumeruojami ir įforminamas bylos baigiamasis įrašas.

17. Dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti. Dokumentų naikinimas įforminamas aktu (5 priedas), kurį tvirtina organizacijos ar įmonės vadovas ar kitas įgaliotas asmuo.

 

Bylų apskaita

 

18. Užbaigtos bylos apskaitomos bylų apyrašuose ir sąrašuose pagal šių taisyklių 19−21 punktų reikalavimus arba kituose organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens nustatytuose apskaitos dokumentuose.

19. Sutvarkytos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, įrašomos į apyrašus ar jų tęsinius (2−3 priedai).

20. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, gali būti sudaromi:

20.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio veiklos sričių bylų apyrašai;

20.2. apibrėžtų procesų metu susidariusių vienarūšių bylų apyrašai.

21. Bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, įrašomos į užbaigtų bylų sąrašus (4 priedas). Bylų sąrašai gali būti sudaromi pagal bylų saugojimo terminus, bylų kiekį, laikmeną ar kitą pasirinktą požymį ar požymių derinį.

 

IV. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

 

22. Organizacijos ir įmonės dokumentus privalo išsaugoti teisės norminių aktų nustatytą laiką.

Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, dokumentų, kurių saugojimo terminas teisės norminiuose aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens tvirtinamu dokumentu.

23. Likviduota organizacija ar įmonė dokumentus, kurių teisės norminių aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, toliau saugoti perduoda Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnio ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka.