Elektroninis dokumentų archyvavimas: nauda ir privalumai.

Tikriausiai niekas negalėtų užginčyti teiginio, kad įmonės dokumentai yra viena iš svarbiausių priemonių leidžiančiu įmonei sėkmingai vykdyti savo veiklą. Tačiau bėgant metams šių dokumentų kiekis nuolat auga ir tampa vis sunkiau surasti reikiamą sutartį, įsakymą, sąskaitą ar kitą dokumentą. Be to, atsiranda tikimybė, kad tokioje gausybėje popieriaus svarbiausi dokumentai gali pasimesti ir reikiamu metu juos surasti būtų labai sudėtinga. Žinoma, visada galima dokumentus sutvarkyti (suarchyvuoti): sugrupuoti chronologine seka, sudėti į atitinkamus segtuvus, suskirstyti į tam tikras grupes… ir tai būtų labai teisingas veiksmas, kuris padėtų sutaupyti ir laiko ir vietos jūsų ofise. Tačiau šį kartą mes ne apie tai. Šiame straipsnyje norime jums pristatyti vakarų Europoje ir JAV jau gana senai naudojamą, o Lietuvoje dar tik pradedama taikyti elektroninį dokumentų archyvavimo būdą.
 
Elektroninis dokumentų archyvavimas – tai vienas iš dokumentų archyvavimo būdų, kai visi įmonės archyve laikomi dokumentai, skenerio pagalba patalpinami elektroninėje erdvėje ir yra laikomi kompiuterinėje laikmenoje laikantis atitinkamų dokumentų archyvavimo taisyklių. 

Elektroninio dokumentų archyvavimo pagalba jus bet kuriuo paros metu turėsite galimybę lengvai, patogiai ir svarbiausia greitai pasiekti savo dokumentus elektroninėje formoje bei atlikti jų paiešką tiek pagal indeksus, tiek pagal turinį.

Tačiau tai toli gražu ne visi šio dokumentų archyvavimo būdo privalumai. Elektroninis dokumentų archyvas tai saugiausias ir mažiausiai erdvės reikalaujantis archyvas. Visi jūsų įmonės dokumentai gali tilpti paprastoje CD, DVD ar kitoje laikmenoje. Ir jūs galite turėti net kelias savo archyvo kopijas, kad pametę, ištrynę, ar dar kaip nors netekę savo laikmenos, galėtumėte naudotis kopija. Be to, elektroninio dokumentų archyvo pagalba, vienu metu tuo pačiu dokumentu galės naudotis keli įmonės darbuotojai, taip taupydami savo laiką laukiant ar ieškant reikiamo dokumento. Taip pat jūs bet kada galėsite sutartį ar reikiamą įsakymą prisegti prie elektroninio laiško ir išsiųsti į bet kurią pasaulio vietą kelių sekundžių laikotarpyje. To atlikti jums nepadėtų nei vienas greitų siuntų kurjeris.   

Turėdami elektroninį įmonės dokumentų archyvą jus bet kuriuo metu galėsite jį papildyti naujais dokumentais. Jei pritrūktumėte vietos savo kietajame kompiuterio diske, jūs lengvai galite nusipirkti naują, talpesnę laikmeną, kurią įsidiegę galėsite toliau sėkmingai pildyti savo archyvą naujais dokumentais.

Suformavę elektroninį dokumentų archyvą jus visiems laikams galėsite pamiršti paieškas dulkėtame ir griozdiškame kabinete, kuriame iki šiol talpinate savo įmonės dokumentus. Taip pat jus jausitės ramūs dėl savo dokumentų saugumo. Ir jei laiku pasirūpinsite savo e-archyvo kopija, jūsų archyvas jums tarnaus tol kol rinkoje atsiras dar patikimesnis ir saugesnis dokumentų archyvavimo būdas.

 

Įvertinkite šį įrašą
(4 balsai)
Daugiau šioje kategorijoje: « Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės Finansiniai rodikliai: EBITDA, EBIT ir EBT ir jų pelningumas. (pirma dalis) »

Palikite komentarą

Žvaigždute (*) pažymėti laukeliai yra privalomi ir turi būti užpildyti. Komentaruose naudoti HTML kodą yra draudžiama.