Išorinės informacijos svarba verslo valdyme

Šiuolaikinės verslo įmonės valdymo kokybei didelę reikšmę turi informacinės valdymo sistemos funkcionavimas. Žinoma, tai buvo svarbu visais šiuolaikinės ekonomikos raidos etapais, tačiau skaitmeniniame pasaulyje nepasinaudojimas potencialiomis galimybėmis gali būti prilyginamas profesinei nekompetencijai. Tačiau balanso taisyklė yra visuotina. O ją perfrazuoti galima taip: jeigu padaugėja galimybių, tai padaugėja ir problemų.

Mūsų nagrinėjamu atveju, tai reiškia, kad didesni, įvairesni, skirtinguose vietose suformuojami ir saugojami informacijos kiekiai yra sunkiau valdomi. Iš vienos pusės matome didžiulius prieinamos informacijos kiekius, o iš kitos pusės – naudingos ir reikšmingos informacijos trūkumą, disponuojame dideliais informacijos masyvais, bet nesugebame efektyviai jais pasinaudoti. Šioje situacijoje problemą matome tame, kad pokyčiai verslo valdymo informaciniame aprūpinime yra akivaizdūs, tačiau ne visuomet pakankamai išnagrinėjami ir panaudojami, dažniausiai neskiriant šiam tikslui žmogiškųjų ir kitų būtinų resursų.

Verslo įmonės informacinė sistema tai visuma vidinės ir išorinės informacijos, jos surinkimo, saugojimo bei apdorojimo ir pateikimo vartotojams įrankiai ir būdai, techninės ir organizacinės priemonės, palaikančios sistemos funkcionavimą.

Verslo įmonės informacinėje sistemoje svarbiausios trys posistemės:

• Informacija;
• Darbo su informacija įrankiai ir būdai;
• Sistemos funkcionavimą užtikrinančios priemonės.

Šios trys posistemės savo ruožtu taip pat nėra vienalytės.

Šio straipsnio objektas - esminiai pokyčiai informacijos posistemėje. Verslo įmonės informacinės sistemos kategoriją straipsnyje žymėsime trumpiniu VIS, kuris suformuotas gramatiškai nekorektiškai (trūksta ketvirtos raidės - Į), tačiau logiškai teisingai, nes verslo informacinės sistemos kategorija yra platesnė ir universalesnė, nors ir prarandanti objekto apibrėžtumą.

Pradžioje pabrėšime, kad pokyčius VIS informacijos posistemės sudėtyje, struktūroje bei apimtyje, t.y. labiausiai pasikeitusias charakteristikas, lėmė visų pirma pokyčiai valdymo poreikiuose, kintant valdymo procedūroms, procesams bei instrumentams. Tuo tarpu pokyčiai informacinių technologijų panaudojime šiuo atveju yra labiau antrinis veiksnys, tiesa, sustiprinantis pirminio veiksnio įtaką.

VIS analizę norime pradėti nuo paprasčiausio, bet tikrai naudingo būdo, t.y. jos klasifikavimo. Žemiau pateikiame VIS informacijos posistemės sudėtį, pagal jos susidarymo vietą ir šaltinį. Informacijos posistemę sudaro:

1.1.          Išorinės informacijos sistema:

1.1.1.       Verslą reguliuojanti informacija:

1.1.1.1.    Įstatymai ir poįstatyminiai aktai;

1.1.1.2.    Specialūs norminiai dokumentai.

1.1.2.       Viešoji verslo informacija:

1.1.2.1.    Reglamentuojama įstatymais informacija;

1.1.2.2.    Rinkas veikianti informacija;

1.1.2.3.    Rinkas apibūdinanti informacija.

1.2.           Vidinės informacijos sistema

1.2.1.       Apskaitinė informacija:

1.2.1.1.    Finansinė apskaita;

1.2.1.2.    Valdymo apskaita;

1.2.1.3.    Gamybos apskaita;

1.2.1.4.    Mokesčių apskaita.

1.2.2.      Neapskaitinė informacija:

1.2.2.1.    Oficiali neapskaitinė informacija

1.2.2.1.1.  Bendroji įmonės valdymo informacija;

1.2.2.1.2.  Specializuota įmonės valdymo informacija;

1.2.2.1.3.  Ekonominė įmonės valdymo informacija;

1.2.2.1.4.  Komercinė informacija.

1.2.2.2.    Neoficiali neapskaitinė informacija:

1.2.2.2.1.  Darbiniai skaičiavimai, projektai;

1.2.2.2.2.  Darbuotojų vertinimai ir nuomonės.

Kadangi straipsnio pradžioje minėjome ir kitas dvi posistemes, todėl bus korektiška pateikti bendriausius jų sudėties sąrašus. Svarbiausiais Darbo su informacija būdų ir įrankių posistemės elementais yra:

• Informacijos gavimo šaltiniai ir būdai;
• Informacijos kaupimo ir saugojimo priemonės;
• Informacijos perdavimo ir keitimosi priemonės.
• Informacijos apsaugos būdai ir priemonės.

Svarbiausiomis Sistemos funkcionavimą užtikrinančių priemonių posistemės sudėtinėmis dalimis galima įvardinti:

                     i.  Įmonės organizacinė struktūra;
                    ii.  Įmonės vidines procedūras reglamentuojantis dokumentai;
                    iii. Techninės priemonės.

Vadovaujantis sisteminio požiūrio į verslo vadybą principais, konkrečiai, hierarchijos principu, kiekvieną sudėtinę sistemos dalį, savo ruožtu, galime nagrinėti kaip sistemą, jeigu ji atitinka pagrindinius sistemai būdingus bruožus. Kadangi jau minėjome, kad pagrindinį dėmesį straipsnyje skirsime VIS informacijos posistemei, manome esant pakankamai korektiška ją traktuoti kaip sistemą. Žinoma neužmirštant, kad ji yra aukštesnės sistemos (mūsų atveju – VIS) posistemė. Tą patį principą galima naudoti ir kitų VIS sudedamųjų požiūriu.

Išorinės informacijos sistemą įrašėme pirmoje klasifikatoriaus pozicijoje neatsitiktinai. Dar prieš pradedant verslą, renkantis tinkamiausią jo teisinę formą, verslininkai privalo tai daryti vadovaujantis galiojančiais įstatymais ir norminiais dokumentais. Ar analizę atliks pats verslininkas, ar jis suras ir pasinaudos konsultanto paslaugomis - nėra principinis klausimas. Taigi, pasirinkęs sau tinkamiausią teisinę verslo vykdymo formą (pvz., individuali veikla pagal pažymą, verslo liudijimas, UAB, AB ar kt.), verslininkas ir toliau dirbs besivadovaudamas galiojančiais įstatymais. Poreikis laikytis įstatymų nekelia abejonių. Svarbu kaip tai praktiškai įgyvendinti. Šio klausimo sprendime dažnai lemiamu faktoriumi tampa įmonės dydis, kuris apsprendžia poreikius ir svarbiausia - galimybes. Visuomet įmonėje kažkas būna atsakingas už teisinės informacijos žinojimą ir panaudojimą. Tai gali būti įmonės vadovas arba vyr. buhalteris, įmonės juridinis skyrius, samdoma vietinė teisinių paslaugų įmonė, samdoma užsienio šalies teisinių paslaugų įmonė arba išvardintų subjektų deriniai.

Atskirai išskyrėme specialiuosius norminius dokumentus, kurie dažniausiai reglamentuoja visą verslo šakos specifiką. Puikus pavyzdys - atitikimas Geros gamybos praktikos (GMP) reikalavimams farmacijos pramonėje.

Prie viešosios verslo informacijos siūlome priskirti ekonominio pobūdžio informaciją, reikalingą ekonominei analizei ir sprendimų priėmimui. Šia informacija naudojamės priimdami tiek operatyvinius, tiek perspektyvinius sprendimus.

Mūsų operatyvinius sprendimus viešoji verslo informacija dažniausiai įtakoja be papildomų priemonių panaudojimo, mes tiesiog natūraliai reaguojame į pokyčius rinkoje, į mūsų konkurentų sprendimus. Tai bendro pobūdžio viešoji verslo informacija, kurią galima vadinti Rinkas apibūdinančia informacija.

Labai svarbu tinkamai pasinaudoti viešąja verslo informacija perspektyvinių sprendimų priėmimui. Be abejonės, tai dažniausiai susiję su įmonės planų ir prognozių sudarymu. Todėl ir subjektai, dirbantys su tokio pobūdžio informacija yra įmonės darbuotojai, atsakingi už strateginių, einamųjų įmonės planų rengimą, už finansinių planų ir biudžetų sudarymą.

Reikia išskirti ir viešai prieinamą, tačiau reglamentuojamą verslo informaciją. Svarbi viešosios reglamentuojamos informacijos dalis yra rinkos subjektų skelbimai ir pranešimai. Vieni jų - privalomi skelbimai apie įmonių esminius įvykius. Todėl jeigu jūsų konkurentai privalo skelbti apie esminius įvykius, informaciją apie principinius konkurentų sprendimus galėsite turėti operatyviai.

Pakankamai svarbus viešosios informacijos šaltinis yra VĮ Registrų centro sistemoje prieinami duomenys. Čia galima surasti finansinę informaciją apie dominančius rinkos subjektus. Viešai prieinama Registrų centro disponuojama informacija apie svarbius ūkio subjektų įvykius (reorganizavimai, pertvarkymai). Atskirai reikia paminėti galimybę iš Registrų centro nusipirkti jus dominančio ūkio subjekto finansinės atskaitomybės rinkinį.

Taip pat svarbi verslui informacija apie viešuosius pirkimus. Šios informacijos reikia ieškoti sistemingai. Už jos paiešką, pirminį apdorojimą ir pateikimą sprendimus priimantiems darbuotojams rekomenduojama paskirti atsakingus asmenis. Užsisakius informacijos gavimo paslaugą pvz. iš VĮ Seimo leidyklos „Valstybės žinios“, paieškos problema iš pirmo žvilgsnio išsprendžiama. Lieka tolimesnio darbo su informacija funkcijos. Tačiau ir paieškos kitais būdais nurašyti nereikėtų, nes viešieji pirkimai skelbiami dažnai užsakovui jau atlikus pirminius vykdytojo paieškos darbus.

Rinkas veikia įtakingų verslui institucijų vieša informacija. Galima paminėti Tarptautinių vertinimo agentūrų skelbiamus reitingus, Pasaulio banko, ECB, JAV Federalinės rezervų sistemos pranešimus. Tokių institucijų viešai skelbiama informacija turi didelį poveikį tiek atskiroms šalims, tiek globalioms rinkoms.

Viešoji verslo informacija daugiausiai naudojama perspektyvinei analizei arba prognozavimui atlikti, palyginamajai analizei ir įvertinimui (regiono, šakos, konkurentų atžvilgiu). Tačiau tai nereiškia, kad jos nenaudojame kasdienėje veikloje, operatyviniams sprendimams. Geras pavyzdys yra sprendimai pirkti/parduoti valiutą, kuriuos dažnai priimame Viešosios verslo informacijos pagrindu.

Apibendrinant išdėstytas mintis norisi dar kartą pabrėžti, kad verslo įmonės informacinė sistema yra svarbus elementas valdymo sistemoje, kurio reikšmė pastaraisiais dešimtmečiais auga lygiagrečiai su naujomis informacinio apsirūpinimo galimybėmis ir verslo poreikiais. O verslo valdymo sprendimų priėmimui vis didesnę įtaką daro sugebėjimas pasinaudoti verslo informacinės sistemos posistemėse kaupiama ir apdorojama informaciją. Dideli rezervai einamojo ir strateginio verslo valdymo informaciniam aprūpinimui egzistuoja išorinės informacijos srautuose.

Dr. Arvydas Kazakevičius
 

Palikite komentarą

Žvaigždute (*) pažymėti laukeliai yra privalomi ir turi būti užpildyti. Komentaruose naudoti HTML kodą yra draudžiama.