Dokumentų archyvavimas: Tvarkingas įmonės archyvas – prabanga ar būtinumas?

Todėl, kad šis darbas privalo būti priskirtas prie istoriškai tradicinių darbų. Archyvistikos specialistai, aiškindami šio mokslo ir praktinės veiklos ištakas, pradeda nuo tokių laikų kaip I a. prieš Kristų, kuomet atsirado graikų kalbos žodžių, vartojamų archyvo prasme. Tiesa, tais laikais ir dar gana ilgą laiką archyvai buvo skirti tvarkyti ir saugoti iš esmės valstybių dokumentus. Tai nenuostabu, nes įvairūs valstybių lygio dokumentai atsirado panašiu laiku kaip ir valstybės, o įmonės arba tiksliau pasakytina - verslo subjektai, bent kažkiek panašūs į dabar veikiančius, atsirado gerokai vėliau. Tačiau esmė buvo ir išliko ta pati – archyvas tai vietą, kurioje laikomi dokumentai tam, kad juos išsaugoti ir turėti galimybę jais pasinaudoti. Mes nepretenduojame į dar vieno archyvo apibrėžimo suformulavimą, bet nesugebame kalbėti apie reiškinį, neapibūdinę jo bendriausiu būdu.

Dabar jau lengviau įtikinti skaitytoją tokiu akivaizdžiu faktu: jeigu verslo subjektas veikia, jo veikla dokumentuojama pakankamai įvairiais popieriniais dokumentais, kuriuos reikia archyvuoti, saugoti ir turėti galimybę jais pasinaudoti. Tai elementarioji logika. Tačiau yra ir kita reikalo pusė. Verslo subjektai funkcionuoja pagal tam tikras taisykles, jeigu taip galima apibūdinti visą įstatyminę verslą reglamentuojančią bazę. Dokumentų rengimas, archyvavimas ir saugojimas taip pat apibrėžiami specialiais įstatymais ir kitais norminiais aktais. Tokiu būdu mes turime situaciją, kuomet yra natūralus poreikis ir teisinė prievolė tą poreikį realizuoti. Todėl įmonės archyvo sutvarkymą drąsiai priskiriame prie būtinų vykdyti darbų.

Įmonės vadovybei nusprendus tvarkyti archyvą pagal galiojančius teisinius reikalavimus iškyla natūralus klausimas – kam patikėti šio darbo atlikimą? Egzistuoja du sprendimo variantai:

1)    turėti įmonėje darbuotoją, atsakingą už archyvo tvarkymą;
2)    samdyti specializuota archyvų tvarkymo įmonę.

Pirmas sprendimo variantas taip pat gali būti dvejopas: arba archyvo tvarkymą priskirti kaip vieną iš pareiginių funkcijų kažkuriam darbuotojui, arba įsteigti archyvaro etatą. Be abejo, tokie sprendimai sutinkami praktikoje ir kartais yra teisingi. Bet mūsų vadovaujančio darbo verslo įmonėse patirtis ir dabartinė vadovavimo archyvų tvarkymo veiklai patirtis leidžia daryti apibendrinimą, kad teisingais tokie sprendimai būna retai. Sėkmingas rezultatas gali būti pasiektas dėkingai sutapus dviem  sąlygoms:

•    įmonėms archyvo dydžiui
•    pasirinkto darbuotojo galimybėms.

Lengviau savo jėgomis tvarkyti nedidelį įmonės archyvą. Su tuo sutikti nesunku. Šiuo atveju įmonėje nekuriamas archyvaro etatas, o dokumentų archyvavimas priskiriamas kažkuriam darbuotojui, kuris privalo turėti laiko šiai funkcijai atlikti, privalo žinoti archyvavimą reglamentuojančius dokumentus. Iš pirmo žvilgsnio, tai atrodo paprasta, tačiau nepamirškime, kad tai bus ne pagrindinės jo pareigos įmonėje, todėl kaip taisyklė bus atliekamos „turint laiko ir noro“, o tai ne geriausias variantas. Pabrėžtina ir tai, kad specialios žinios nebus atnaujinamos pastoviai, o dažniausiai tik susidūrus su problemomis, todėl klaidų darymo tikimybė išlieka gan didelė. Jeigu įmonėje archyvas didelis, vadovams dažnai atrodo, kad etatinis archyvaras geriausia išeitis. Deja, tai nėra taisyklė. Drįstume teigti, kad toks sprendimas gali pasiteisinti tik labai didelėse įmonėse ir dar su sąlyga, kad poreikis naudotis suarchyvuotais dokumentais yra pastoviai gana dažnas. Todėl dažniausiai optimalus sprendimas yra pasinaudoti specializuotų archyvų tvarkymo įmonių paslaugomis. Pasvėrus visus „už“ ir „prieš“ galima įsitikinti, kad tai ne tik geriausios kokybės garantija, bet ir finansiškai naudingiausias sprendimas.